Os processos sigilosos funcionam de forma diferente dos processos públicos e restritos: 

1. podem ser visualizados apenas pelo usuário criador do processo e por aqueles membros a quem o criador deu acesso.
2. não podem ser enviados para outras unidades, por meio da ação "Enviar Processo", só é possível credenciar os membros específicos da unidade a quem se deseja dar acesso. Ao dar credenciais de acesso o processo é automaticamente disponibilizado para o usuário na unidade destino.
3. O acesso a um processo sigiloso é feito por cada membro credenciado independente da unidade onde ele esteja; o acesso é por membro credenciado e não por unidade.
4. Cabe ressaltar que os processos sigilosos só podem ser utilizados sob fundamentação legal, não podem ser usados indiscriminadamente, apenas para impedir o acesso de outros ao processo, pois se não há embasamento jurídico à criação de um processo sigiloso, isto pode ser considerado crime. 
5. É aconselhável ter pelo menos dois membros com credencial de acesso no processo sigiloso, para não ocorrer de o processo nunca mais ser acessado, caso algum membro não tenham mais vinculo com a instituição e não delegou credenciais de acesso.
6. É necessário que após conclusão do processo o perfil do processo sigiloso seja alterado para público ou restrito. Um processo não pode ficar permanentemente como sigilogo, a sua preservação depois de sua conclusão deverá ser preferencialmente como público, e dependendo das informações contidas, como restrito.

Veja como dar uma credencial de acesso a um processo sigiloso para um membro de qualquer unidade:

1. Crie o processo sigiloso, levando em conta que nem todos os processos permitem a opção de sigiloso. Quando um processo pode ser sigiloso, ele aparece com uma tarja vermelha no momento da seleção: