O interessado deverá solicitar acesso aos documentos restritos do processo diretamente para as unidades onde o processo foi tramitado ou está atualmente. Para os demais documentos públicos poderá realizar a consulta no módulo de pesquisa pública disponível no portal SEI UFU.
A funcionalidade de publicação serve para divulgar determinado documento em um veículo de publicação, interno ou externo. Somente documentos gerados no sistema SEI podem ser publicados.
Perceba que a opção 
não aparece antes que o documento seja assinado, conforme a figura:
Dessa forma, edite normalmente o documento. Após a primeira assinatura, o ícone aparecerá, conforme a figura:
Para agendar a publicação, clique no ícone novo. A seguinte tela aparecerá. Os campos “Documento” (número de protocolo do documento),“Tipo” (tipo do documento), “Assinantes” (assinaturas que constam no documento) e “Disponibilização” (data de disponibilização do documento no veículo) são preenchidos automaticamente. O campo “Motivo” define se a ação é de Publicação original ou, no caso de “Publicação Relacionada”, se é uma “Retificação”, “Republicação” ou “Apostilamento”. O campo “Veículo” possui barra de rolagem onde pode ser selecionado um dos veículos de publicação permitidos, configurados no cadastro do tipo de documento. No campo “Resumo”, que é opcional, pode ser preenchido um texto informativo sobre o documento.
Após a publicação, o ícone 
aparecerá ao lado do documento na árvore de documentos do processo, conforme a imagem seguinte:
Enquanto a publicação do documento não for confirmada, é possível alterar ou cancelar o agendamento.
Para mais informações, acesse aqui.
Os processos sigilosos funcionam de forma diferente dos processos públicos e restritos:
- podem ser visualizados apenas pelo usuário criador do processo e por aqueles membros a quem o criador deu acesso.
- não podem ser enviados para outras unidades, por meio da ação "Enviar Processo", só é possível credenciar os membros específicos da unidade a quem se deseja dar acesso. Ao dar credenciais de acesso o processo é automaticamente disponibilizado para o usuário na unidade destino.
- O acesso a um processo sigiloso é feito por cada membro credenciado independente da unidade onde ele esteja; o acesso é por membro credenciado e não por unidade.
- Cabe ressaltar que os processos sigilosos só podem ser utilizados sob fundamentação legal, não podem ser usados indiscriminadamente, apenas para impedir o acesso de outros ao processo, pois se não há embasamento jurídico à criação de um processo sigiloso, isto pode ser considerado crime.
- É aconselhável ter pelo menos dois membros com credencial de acesso no processo sigiloso, para não ocorrer de o processo nunca mais ser acessado, caso algum membro não tenham mais vinculo com a instituição e não delegou credenciais de acesso.
- É necessário que após conclusão do processo o perfil do processo sigiloso seja alterado para público ou restrito. Um processo não pode ficar permanentemente como sigilogo, a sua preservação depois de sua conclusão deverá ser preferencialmente como público, e dependendo das informações contidas, como restrito.
Veja como dar uma credencial de acesso a um processo sigiloso para um membro de qualquer unidade:
- Crie o processo sigiloso, levando em conta que nem todos os processos permitem a opção de sigiloso. Quando um processo pode ser sigiloso, ele aparece com uma tarja vermelha no momento da seleção:
Conforme o art. 26 da Portaria REITO Nº 171/2021, pessoas externas à UFU poderão se cadastrar como usuário externo para peticionar processos ou assinar documentos gerados no âmbito da UFU.
O cadastro de usuário externo dependerá de apresentação em meio eletrônico de documentos ou outra forma de verificação da identidade do solicitante.
Ver as instruções em anexo.
Para atualização cadastral do servidor seguir orientações na página da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP) http://www.progep.ufu.br/procedimento/atualizacao-cadastral
Cada servidor é responsável por escolher a assinatura ao assinar um documento de acordo com o papel que está exercendo. Dessa forma, um mesmo servidor poderá assinar como Presidente de Conselho ou Coordenador de acordo com a unidade onde estiver atuando, escolhida pela caixa de seleção no canto superior direito da tela de Controle de Processos conforme exemplo abaixo:
Portanto, a assinatura está vinculada à unidade e não ao servidor ou usuário. Se perceber que sua unidade não possui uma assinatura relacionada a um cargo ou função lotada na unidade, peça por sua inclusão no e-mail dicot@reito.ufu.br.
A autoridade que constituiu a Comissão (Reitor, Pró-Reitor, Diretor de Unidade ou Coordenador de Graduação/Pós-Graduação) ou o Presidente deverá adotar as seguintes providências:
- acessar o Processo que deu origem à constituição da Comissão (onde consta a Portaria) e inserir o documento "Solicitação de inclusão de unidade SEI/SG"
- 1. Obs.: Não sendo possível resgatar o processo em que foi constituída a Comissão, iniciar um novo do tipo "Organização e funcionamento: organogramas" e incluir o documento "Solicitação de inclusão de unidade SEI/SG".
- Enviar o processo para a DIAPI, que cadastrará a Comissão no SEI e responderá ao solicitante. No Ofício de resposta da DIAPI haverá instruções sobre a inclusão dos integrantes (atividade executada pela Divisão de Controle Técnico - DICOT/PROGEP).
Lembramos que a "Solicitação de inclusão de unidade SEI/SG" deve ser assinada pela autoridade que constituiu a Comissão ou pelo(a) Presidente.
Portaria SEI REITO Nº 861, DE 10 DE setembro DE 2018
Da Desanexação e Alteração da Ordem de Documentos
Art. 8º A unidade que necessitar desanexar documento(s) de processo poderá, excepcionalmente, solicitar a operação à Divisão de Documentação, por meio de "Solicitação de Desanexação de Processo", que deverá ser inserida no processo do qual o documento será desanexado.
Art. 9º A unidade que necessitar alterar a ordem de um mais documentos de um processo poderá, excepcionalmente, solicitar a operação à Divisão de Documentação, por meio de "Solicitação de Alteração de Ordem de Documentos", que deverá ser inserida no processo cuja ordem será alterada.
A inclusão de novos usuários no SEI (posse e entrada em exercício) bem como as alterações de perfis em razão de mudança de lotação/exercício estão regulamentadas e disponibilizadas na página da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP):
A inclusão de novos usuários no SEI (posse e entrada em exercício) bem como as alterações de perfis em razão de mudança de lotação/exercício estão regulamentadas e disponibilizadas na página da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP):
Atenciosamente,
Quem pode solicitar?
Qualquer servidor, desde que haja a anuência da autoridade responsável pelo exercício das competências estatutárias, regimentais ou atribuídas por delegação, conforme capítulo III do Regimento Geral desta universidade.
Como é feito?
Conforme base de conhecimento no SEI, o solitante deverá iniciar um processo do tipo "Documentação e Informação: Produção de Documentos. Levantamento. Fluxo" com as seguintes informações:
- Especificação: "Solicitação de analise do documento" seguido do nome usual do documento.
- Classificação por assunto: Não deve ser mudada.
- Interessados: A função da autoridade que esta solicitando a criação do documento
- Observações desta unidade: Deixar em branco
- Nível de Acesso: Público
O solicitante deverá incluir o documento "Solicitação de Criação de Tipo Documental" e responder todos os itens questionados. Lembramos que os campos em azul são de preenchimento do solicitante, devendo ser mudado para preto conforme legislação sobre documentos públicos. Além disso, ele deverá incluir um exemplo (modelo) do documento solicitado no processo no formato PDF.
O processo deverá então ser enviado para a unidade DIDOC (Divisão de Documentação), que realizará a análise e criação documental.(Portaria REITO Nº 442, de 23 de abril de 2019)
A comissão de assessoramento do SEI (COMSEI) realizar apoio técnico para a DIDOC.
Base Legal
Portaria N° 861, de 10 de setembro de 2018
Manual de Redação da Presidência da Republica
Portaria Interministerial MJ/MP Nº 1.677 de 07 de outubro de 2015.
Demais legislações sobre o SEI, disponiveis em www.ufu.br/sei/legislacoes
Orienta-se que isso seja evitado. Indicamos que o servidor mencione o ato normativo e insira, se necessário, um hyperlink para a fonte origintal da legislação ou norma através dos ícones 
para documentos internos ao SEI! UFU como para Portarias ou processos ou 
para criar hyperlinks para sites fora do SEI! UFU, tal como normas do MEC ou Legislações. Ambos botões são encontrados dentro do editor de documentos do SEI! UFU.
- Conforme Art. 3º da Lei nº 12.682/12 combinado com o Art. 12 do Decreto nº 8.539/15 o uso do certificado digital (token) é necessário para autenticar documento digitalizado(scaneado) no âmbito da Instituição.
- Considerando o Art. 11 do Decreto nº 8.539/15 os documentos enviados eletronicamente pelo interessado não necessita de autenticação, dispensando o uso do token.
- O documento nato-digital, definido conforme art. 2º do Decreto 8.539/15 também não necessita de autenticação, dispensando o uso do token.
Temos observado que 99% dos casos de digitalização de documentos não é necessária. Um dos objetivos do processo eletrônico é eliminar o uso do papel. O certificado digital (token) tem sentido contrário a este propósito.
As boas práticas do processo eletrônico recomenda documentos nato digital, tanto interno como externo, o que dispensa a necessidade de autenticação(token).
O processo de digitalização e autenticação de documento é complexo e tem rito pouco produtivo.
Pro fim, recomendamos que a sua unidade faça uma análise criteriosa dos procedimentos que demandam a necessidade de digitalização, por conseguinte o uso de certificado digital(token).
Recomendamos também a produção de documentos no próprio SEI através de seu editor, evitando o uso de inclusão de documentos externo, ou seja, documentos da própria instituição produzidos fora do SEI. E caso necessite de um novo tipo de documento enviar solicitação para o canal de atendimento de criação de formulários seiformularios@ufu.br.
No caso de haver necessidade de inclusão de um novo tipo de processo no SEI, o solicitante deverá encaminar uma solicitação ao searq@reito.ufu.br com as seguintes informações:
- Unidade Responsável
- Nome e contato do responsável
- Tipo de processo
- Descrição do processo
Exemplo:
- Divisão de Estatísticas e Informações
- Tel.: 3239-4921/4919 Adriana
- Matriz de Distribuição de Recursos Outros Custeios e Capital (OCC)
- Descrição: Matriz que distribui recursos de orçamento e capital para as Unidades Acadêmicas
O Setor de Arquivo (SEARQ) analisará a solicitação podendo solicitar uma reunião para entendimento do tipo de processo com a unidade e seus responsáveis. O setor então concluirá a solicitação indicando o uso de um tipo de processo já existente ou criando um novo no SEI.
Para entendimento sobre o que é processo, no caso de processo documental arquivístico geridos pelo SEI, deve-se seguir tanto a PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 1.677, DE 7 DE OUTUBRO DE 2015 de amplitude para todo o executivo Federal quanto a Portaria 1.042 de 17 de agosto de 2012 com alcance no âmbito do MEC. Assim:
"[Processo administrativo] É o documento ou conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado e demanda providências administrativas, técnicas ou jurídicas, por meio de despachos, notas, pareceres, cotas, instruções ou outro(s) documento(s)."
Dessa forma, toda e qualquer documentação que se enquadre nestes conceitos devem estar no SEI! UFU.