É produzido como forma padronizada de comunicação escrita entre subalternos e autoridades, entre os órgãos públicos e entre estes e os particulares, em caráter oficial. 

Atravéz deste documento mantem-se o intercâmbio de informações a respeito de assunto técnico ou administrativo, cujo teor tenha caráter exclusivamente institucional. 

Sua confecção deve obedecer as disposições constantes no "Manual de Redação da Presidência da República".