1. Correspondência do alto escalão da administração pública em comunicações sociais decorrentes de cargo e função públicos. Nas entidades privadas da área comercial, industrial, bancária, social entre outras, a carta é uma forma de correspondência largamente utilizada para transmitir informações, solicitar favores, fazer convites etc. Sem ser obrigatório, diplomaticamente, há uma certa padronização.
2. Dentro das empresas privadas e das instituições sociais, em geral, há uma enorme gama de especificidades relativamente à espécie documental carta, não tanto quanto à sua estrutura, mas sim quanto à sua finalidade e redação de seu conteúdo, como assinala BELTRÃO (1987). Como a preocupação desse glossário é a identificação e a estrutura das espécies documentais, as variantes aqui assinaladas só receberão alguma explicação se a diferenciação recair sobre esses dois elementos. Assim, aquelas nas quais apenas a forma de apresentar o assunto varia, tais como: carta simples, carta com assunto epigrafado, carta com tópicos, carta de apresentação e carta particular, serão tratadas no mesmo item.
3. Na administração colonial: correspondência enviada por autoridade subalterna/delegada ou súdito ao Rei, diferindo do requerimento ou petição pela natureza do teor documental, já que estes últimos destinam-se a solicitar mercês, privilégios ou direitos de existência consolidada, desde que preenchidos os requisitos necessários. Questões de caráter oficial ou particular que se desejasse expor ao Rei, quaisquer que fossem os assuntos, desde que não de caráter peditório, eram-lhe dirigidas por meio de carta. Assim, tem sido confundida com ofício, correspondência entre as autoridades do Reino (que não o Rei) e as subalternas/delegadas em serviço no Ultramar ou entre elas. Em alguns instrumentos de pesquisa, feitos atualmente no Brasil e em Portugal, a identificação dessas duas formas é exatamente o oposto da prática burocrática do Antigo Regime. Tal prática generalizou-se em muitos arquivos porque, na concepção moderna, a carta é particular e o ofício é oficial e, ainda, a carta é ascendente, mesmo na área oficial e o ofício é sempre descendente.