É utilizada para registrar o resumo das ocorrências de uma reunião, assembléia ou sessão, assim como as decisões tomadas por seus membros. Caso seja de eleição, registra o resumo de seu desenrolar.
Em sua parte inicial o documento deve contemplar o numero da ata, o nome da autoridade subscritora da reunião, data, horario de inicio da reunião, local, e endereço.
E na parte final o documento deve apresentar o seguinte fecho “nada mais havendo a tratar... eu... secretário lavrei a presente...” Assinaturas do presidente e do secretário.
O texto da ata, propriamente dito, apresenta os assuntos discutidos, em obediência ou não a uma ordem do dia ou pauta.